Politique de
Confidentialité

Politique de Confidentialité

DERNIÈRE MISE À JOUR : Le 24 Juillet 2023

Chez Proactive Supply Chain Group (ci-après dénommé « Proactive », opérant au Canada, aux États-Unis et au Mexique), la protection de votre vie privée revêt une importance capitale. Proactive s’engage à protéger les renseignements personnels de tous ses clients, prospects, visiteurs du site web et autres individus dont les données personnelles lui sont confiées.

Contenu de la politique:

1. Responsabilité quant à votre vie privée
2. Renseignements personnels et méthodes de collecte
3. Utilisation de vos renseignements
4. Pratiques liées à notre site web
5. Partage de vos renseignements
6. Protection de vos renseignements
7. Vie privée des enfants
8. Durée de conservation de vos renseignements
9. Droits relatifs à la vie privée
10. Exercice de vos droits et choix
11. Liens externes et médias sociaux
12. Processus de gestion des plaintes et des violations de confidentialité
13.Modifications de cette politique
14. Nous contacter

1. Responsabilité quant à votre vie privée

Chez Proactive, nous assumons pleinement la responsabilité de la gestion et de la confidentialité des renseignements personnels qui nous sont confiés. Ces données sont collectées, utilisées, partagées et conservées en conformité avec les lois applicables dans les régions où nous opérons, et exclusivement dans le but de promouvoir et de faciliter nos services d’entreposage, de transport et de logistique spécialisée. Proactive se conforme aux principes exemplaires en matière de protection de la vie privée, tels qu’énoncés dans le Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation (CAN/CSA-Q830-96), aux principes de confidentialité de l’OCDE et aux principes de confidentialité généralement acceptés à l’échelle mondiale.

Nous avons nommé un responsable de la protection de la vie privée pour superviser nos pratiques en matière de gestion des données et veiller à l’application de notre programme de gestion de la confidentialité. Ses principales fonctions sont les suivantes :

• Concevoir et réviser périodiquement les directives internes assurant la sécurité des données personnelles.
• Informer et former l’ensemble du personnel aux bonnes pratiques en matière de gestion des données, en mettant l’accent sur la nécessité de protéger les informations confidentielles.
• Gérer adéquatement toutes les requêtes et réclamations liées à la protection de la vie privée.
• S’assurer que tous les tiers ayant accès aux renseignements personnels via Proactive s’engagent formellement à en assurer la protection.

2. Renseignements personnels et méthode de collecte

Les renseignements personnels englobent toute information factuelle ou subjective, enregistrée ou non, qui permet d’identifier une personne. Cela peut inclure votre nom, vos coordonnées, les informations de votre carte de paiement, votre historique de crédit, vos références ainsi que toute activité en ligne identifiable. Les informations saisies en réponse à des offres d’emploi ou celles relatives à un litige ou une réclamation sont également considérées comme des renseignements personnels. Les renseignements personnels n’incluent pas les informations agrégées qui ne peuvent pas être liées à un individu spécifique.

Les renseignements personnels sont collectés par Proactive avec votre connaissance et votre consentement de diverses manières, notamment lors de la création de compte ou lorsque des informations sont fournies par des tiers. Par exemple, avec votre autorisation, Proactive peut obtenir un rapport de solvabilité vous concernant afin d’évaluer votre capacité de crédit ou de traiter votre paiement via une passerelle de paiement sécurisée. Lorsque nous demandons des informations, nous indiquons si elles sont facultatives ou nécessaires pour répondre à vos besoins. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sauf dans les cas où le droit ou un contrat vous l’interdit. Pour ce faire, vous devez nous envoyer un avis écrit. Une fois cet avis reçu, nous vous informerons des implications de ce retrait, telles que l’impossibilité de poursuivre votre relation avec Proactive.

Les informations recueillies sur notre site web, telles que les noms, les adresses courriel et les numéros de téléphone sur les pages de contact, ou les messages et CV téléchargés sur notre page Carrières, sont collectées via des formulaires sécurisés. Ces informations sont transmises et conservées sous forme cryptée.

Il convient toutefois de noter que la loi peut, dans certains cas, permettre la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels sans votre consentement, par exemple pour le recouvrement de créances, les enquêtes sur des fraudes, ou lorsque cela est nécessaire pour protéger nos intérêts juridiques ou la sécurité d’autrui.

3.Utilisation de vos renseignements personnels

Nous collectons et utilisons vos renseignements personnels à des fins spécifiques, notamment :

• Établir et maintenir une relation commerciale avec vous, incluant la fourniture de soumissions et de services;
• Vérifier votre identité ou vous contacter à propos de nos solutions;
• Traiter votre demande de compte, évaluer votre admissibilité et convenance pour certaines solutions, et assurer un service continu;
• Analyser vos besoins et améliorer l’efficacité des activités de Proactive;
• Vous informer des initiatives ou solutions de Proactive susceptibles de vous intéresser, et vous transmettre des mises à jour importantes;
• Réaliser des analyses de données et compiler des statistiques agrégées à des fins de rapports internes;
• Évaluer et gérer les risques, notamment en détectant et prévenant la fraude ou les erreurs;

Répondre aux exigences des processus d’audit, juridiques et réglementaires

4. Pratiques relatives à notre site web

Lorsque vous visitez les sites web de Proactive, nous recevons et enregistrons automatiquement des informations dans nos journaux de serveur à partir de votre navigateur ou de votre plateforme mobile, notamment la date et l’heure de votre visite, votre adresse IP, l’identifiant unique de votre appareil, le type de navigateur et d’autres informations sur votre appareil (telles que la version de votre système d’exploitation et votre fournisseur de réseau mobile). Ces données d’utilisation nous aident à analyser et améliorer la performance de nos services numériques. Grâce à l’utilisation de témoins, Proactive est en mesure d’améliorer l’expérience en ligne des utilisateurs.  Vous pouvez consulter notre Politique sur les témoins pour obtenir davantage d’informations. Vous pouvez désactiver les témoins via les paramètres de votre navigateur web. Cependant, cela pourrait nuire à votre expérience utilisateur.

Proactive collabore également avec des partenaires publicitaires tiers pour offrir des publicités pertinentes en ligne. Le suivi par pixels nous permet également de proposer des publicités ciblées. Les annonces de recherche dynamiques utilisées par Proactive ajustent les publicités en fonction des recherches effectuées par les utilisateurs. D’autres types d’annonces, comme les publicités de recherche adaptatives et les publicités basées sur la géorepérage, ciblent les utilisateurs en fonction de leurs intérêts, de leurs recherches précédentes et de leur localisation. Vous pouvez vous désinscrire de la publicité ciblée en fonction de vos intérêts en utilisant l’outil de désinscription mis à disposition par l’Alliance de la publicité numérique du Canada à l’adresse suivante : https://youradchoices.ca/choices/

5. Partage de vos renseignements personnels

Proactive prend toutes les mesures raisonnables pour protéger les intérêts des individus lors de la divulgation de renseignements personnels. Nous ne divulguons pas de renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été collectés, sauf si vous avez donné votre consentement ou si la loi nous y oblige ou nous y autorise.

Nous pouvons également partager vos renseignements personnels avec des partenaires commerciaux, des affiliés et des prestataires de services, tels que des professionnels du soutien informatique, des auditeurs financiers et des partenaires marketing. Nous prenons des mesures raisonnables pour nous assurer que tous les tiers à qui nous confions vos renseignements personnels sont dignes de confiance et disposent de mécanismes de protection adéquats pour sécuriser ces informations. Ces partenaires peuvent opérer dans des juridictions étrangères, où les lois locales peuvent permettre aux autorités compétentes d’accéder aux informations sur demande. Ces informations peuvent être communiquées aux autorités de sécurité nationale ou d’application de la loi de la juridiction concernée sur demande, conformément aux lois étrangères.

Proactive exige que ses prestataires de services, à qui nous confions les données des clients, s’engagent à assurer la protection continue de ces données. Si, à l’avenir, nous prévoyons de partager des renseignements personnels avec d’autres tiers pour fournir les services de Proactive, nous veillerons à ce qu’ils respectent également des normes élevées en matière de protection de vos informations

6. Protection de vos renseignements personnels

Proactive a mis en place des mesures physiques, organisationnelles et techniques robustes pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès non autorisé,  ainsi que contre la perte, la destruction ou l’endommagement accidentels. Bien qu’aucun système ne soit totalement sécurisé, les mesures mises en place par Proactive réduisent considérablement le risque de violation de la sécurité des données.

Voici quelques exemples des mesures de sécurité que nous avons mises en place :

• Locaux de bureaux et entrepôts sécurisés;
• Classeurs verrouillés et destruction sécurisée des documents sensibles en format papier;
• Cryptage des données, utilisation de portails sécurisés pour le transfert de documents et tokenisation des informations de carte de paiement;
• Processus d’authentification robustes, incluant des mots de passe complexes pour accéder aux données électroniques;
• Accès restreint aux renseignements personnels pour les employés dont les fonctions nécessitent ces informations;
• Collaboration avec des fournisseurs de services infonuagiques et des centres de données dotés de contrôles de sécurité physique et logique avancés.

De plus, nous vous recommandons de prendre les mesures nécessaires pour vous protéger contre tout accès non autorisé à vos renseignements personnels. Proactive ne peut être tenu responsable des accès non autorisés à vos renseignements personnels qui échappent à son contrôle raisonnable. Protégez vos renseignements personnels contre tout accès non autorisé.Informez-nous immédiatement si vos coordonnées changent ou si vous constatez des erreurs dans vos relevés ou factures. Si vous avez des raisons de croire que la sécurité de votre compte ou de vos modes de paiement a été compromise, vous devez en informer immédiatement Proactive afin que nous puissions vous assister au mieux et prévenir tout dommage supplémentaire.

7. Vie privée des enfants

Proactive ne collecte pas sciemment de renseignements personnels en ligne auprès d’enfants de moins de 13 ans.
Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous pensez que nous avons recueilli des informations concernant votre enfant, veuillez nous contacter à privacy@proactivegroup.ca.

8. Durée de conservation de vos renseignements personnels

Proactive conserve les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour répondre à des exigences juridiques ou commerciales, conformément à nos calendriers de conservation. Lorsque vos renseignements ne sont plus requis pour répondre à ces besoins, ils sont sécuritairement détruits, effacés ou rendus anonymes. Cependant, certaines circonstances, telles qu’une enquête en cours ou une procédure judiciaire, peuvent nécessiter une conservation prolongée des données. De plus, des informations résiduelles peuvent subsister dans nos sauvegardes pendant une période limitée après leur date de destruction.

9. Droits relatifs à la vie privée

En fonction des lois applicables dans votre lieu de résidence, vous pourriez bénéficier de certains droits en lien avec vos renseignements personnels, comme décrits ci-dessous. Nous nous réservons toutefois le droit de vous accorder volontairement des droits supplémentaires, peu importe la province ou l’État dans lequel vous résidez. Selon les lois applicables, l’accès à vos droits peut être refusé dans les cas suivants : (a) si ce refus est exigé ou permis par la loi;

(b) si accorder cet accès pourrait porter atteinte à la vie privée d’une autre personne; ou

(c) pour protéger les droits commerciaux et de traitement des données de Proactive.

Les droits relatifs à la vie privée auxquels vous pourriez avoir droit incluent :

• Droit de connaître et d’accéder à vos renseignements personnels Vous pourriez avoir le droit de savoir quels renseignements personnels nous collectons à votre sujet, y compris les catégories de données collectées, leurs sources, les finalités de leur collecte et les types de destinataires à qui elles sont divulguées. Vous pouvez également demander une copie des renseignements spécifiques que nous détenons à votre sujet. Si vous avez besoin d’assistance pour préparer votre demande, veuillez nous contacter. Nous serons ravis de vous aider. Proactive répond aux demandes d’accès dans un délai de 30 jours, sauf si une prolongation est nécessaire.  Cependant, dans certains cas, l’accès peut être refusé ou des informations partielles peuvent être fournies, par exemple dans le cadre d’une enquête en cours.
• Droit de corriger vos renseignements personnels Vous avez le droit de corriger toute information inexacte que nous détenons à votre sujet.
• Droit de supprimer vos renseignements personnels Vous pouvez demander la suppression des renseignements personnels que nous avons collectés à votre sujet, sous réserve de certaines exceptions.
• Droit de refuser la « vente » ou le « partage » à des fins publicitaires ciblées Vous pouvez demander à vous opposer à la vente de vos renseignements personnels ainsi qu’au partage de ces informations à des fins de publicité comportementale intercontexte ou ciblée. Nous partageons vos renseignements personnels avec des tiers (comme des réseaux de marketing, de publicité ou des plateformes sociales) pour de la publicité comportementale ou ciblée, conformément à vos paramètres de confidentialité ou votre consentement. Ces types de divulgations peuvent être considérés comme une « vente » ou un « partage » de renseignements personnels selon les lois applicables en matière de confidentialité.
• Droit à l’équité Vous avez le droit de ne subir aucune forme de discrimination en exerçant vos droits prévus par certaines lois.

10. Exercice de vos droits et choix

Vous pouvez soumettre vos demandes liées aux droits de confidentialité en nous contactant à privacy@proactivegroup.ca.

Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels (y compris les catégories de données collectées et les informations spécifiques), obtenir une copie électronique de vos données personnelles, corriger vos renseignements s’ils sont incomplets ou inexacts, ou encore demander la suppression ou la limitation du partage de vos informations personnelles dans certaines circonstances prévues par la loi applicable.

• Non-discrimination Nous ne vous discriminerons pas pour avoir exercé vos droits.  Si vous demandez la suppression de votre compte, vous pouvez en créer un nouveau à tout moment.
• Vérification de votre demande. Nous vérifierons votre demande soit en envoyant un message à l’adresse courriel associée à votre compte (vous devez donc avoir accès à cette adresse), soit en vous demandant de fournir des informations correspondant à celles enregistrées dans nos systèmes. Nous traitons votre demande en fonction des renseignements disponibles dans nos dossiers, associés aux informations fournies dans votre demande et selon votre lieu de résidence. Dans certains cas, nous pourrions demander des informations supplémentaires pour vérifier ou traiter votre demande.  Si une demande ne peut pas être vérifiée adéquatement, nous en informerons le demandeur.

11. Liens externes et médias sociaux

Proactive peut inclure sur son site web des liens vers des sites tiers, tels que des organisations affiliées, susceptibles de vous intéresser. Proactive ne garantit pas les pratiques de confidentialité de ces tiers et vous recommande vivement de consulter leurs politiques de confidentialité avant de leur fournir vos renseignements personnels.

L’utilisation des médias sociaux par Proactive s’inscrit comme une extension de sa présence en ligne. Cela nous permet de renforcer notre image de marque tout en fournissant des informations utiles au public. Les comptes de médias sociaux de Proactive (par exemple, Facebook et Twitter) ne sont pas hébergés sur nos serveurs. Les utilisateurs qui choisissent d’interagir avec Proactive via ces plateformes doivent lire attentivement les conditions d’utilisation et les politiques de confidentialité de ces services.

12. Gestion des plaintes et des incidents liés à la confidentialité

Proactive traite les plaintes et les incidents liés à la confidentialité avec le plus grand sérieux. Une procédure est en place pour escalader et gérer rapidement et efficacement toute préoccupation liée à la vie privée. Le responsable de la protection des renseignements personnels de Proactive supervise la gestion, l’enquête et les mesures correctives pour toutes les situations de violation de la confidentialité.

Conformément à la loi, les atteintes à la vie privée peuvent être signalées par Proactive ou ses partenaires commerciaux aux autorités réglementaires des pays concernés où résident les personnes affectées.

13. Amendement de la politique de confidentialité

Proactive peut mettre à jour sa politique de confidentialité pour mieux refléter ses pratiques actuelles de gestion des renseignements personnels. Nous vous encourageons à consulter régulièrement ce document.  La mention « Dernière mise à jour » en haut de cette politique de confidentialité précise la date à laquelle les modifications ont été publiées et sont devenues effectives. En continuant d’utiliser les solutions et services de Proactive après la mise à jour de cette politique de confidentialité, vous acceptez les modifications qui y ont été apportées.

14. Nous Contacter
Pour toute question, préoccupation ou plainte relative à la confidentialité, veuillez contacter notre Responsable de la protection des renseignements personnels:

Responsable de la protection des renseignements personnels
Proactive Supply Chain Group
300 Gibraltar Rd.
Vaughan, ON
L4H 4W7, CANADA
416-798-3303
privacy@proactivegroup.ca

Délai de traitement : Vos préoccupations seront traitées rapidement.  Notre responsable de la protection des renseignements personnels peut également fournir des informations détaillées sur les politiques et pratiques de Proactive. Notez cependant que les courriels et les messages texte ne sont pas des moyens de communication sécurisés. Évitez d’y transmettre des renseignements personnels confidentiels.

Nous vous remercions pour la confiance que vous accordez à Proactive Supply Chain Group.